Encaissement des paiements des clients

Vous venez de terminer votre boulot de garde d’animaux. Le propriétaire est de retour, et tout le monde est content... Presque. C’est là que la partie souvent gênante entre en jeu lorsqu’il s’agit de leur rappeler les paiements. Pour maintenir de bonnes relations avec les clients et, bien sûr, être récompensé, il est important de gérer cela avec grâce et professionnalisme.

La première impression est importante, mais la dernière impression le sont tout autant. Des rappels de paiement amicaux et opportuns vous aideront à montrer votre professionnalisme et à vous assurer que vous recevez l’argent que vous avez gagné légitimement. Personne n’aime courir après les paiements, donc un peu de communication active peut faire beaucoup de bien. Explorons quelques stratégies efficaces pour encourager le paiement sans paraître exigeant.

Une communication claire dès le départ

La clé d’un processus de paiement fluide est de définir des attentes claires à l’avance.

• Frais clairement indiqués : Fournir une ventilation détaillée des frais pour les différents services (p. ex., par visite, nuitées, promenade).
• Mode de paiement : Spécifiez les modes de paiement acceptés (par exemple, espèces, chèque ou virement en ligne).
• Date d’échéance du paiement : Spécifiez explicitement la date d’échéance du paiement. Par exemple, la date limite de paiement est dans les 7 jours suivant le dernier jour de signification<.
• Politique d’annulation : Décrivez la politique d’annulation, y compris les frais associés.

Un accord écrit qui couvre ces points, même un simple e-mail, peut éviter les malentendus par la suite. Assurez-vous que vous et le client avez une copie de cet accord à titre de référence.

Rappels doux : l’art du suivi

Même avec une communication claire, les gens peuvent oublier. Les rappels polis sont parfaitement acceptables et souvent nécessaires. Le timing est la clé ! Attendez un délai raisonnable à partir de la date limite avant d’envoyer un rappel. Envisagez les méthodes suivantes :

1. E-mails amicaux : Les e-mails simples sont souvent l’approche la plus efficace. Soyez bref, poli et professionnel.
2. Message: Si vous avez une relation amicale avec votre client et qu’il est à l’aise avec la communication textuelle, un simple rappel par texto peut être utile.
3. Joignez la facture : Joignez à nouveau la facture originale à l’e-mail de rappel pour vous y référer facilement.

Exemple de modèle d’e-mail :

Objet : Rappel amical du dernier service de garde d’animaux

Bonjour [Nom du client],

J’espère que vous et [Nom de l’animal] allez bien !

Il s’agit d’un rappel poli que le paiement des services de garde d’animaux offerts du [Date de début] au [Date de fin] est dû. Le montant total est le montant.

Vous pouvez payer à partir de [mode de paiement] à votre convenance. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous le faire savoir.

Merci encore de me confier les soins de [Nom de l’animal]. Nous nous réjouissons d’avoir de vos nouvelles bientôt.

Sinceres salutations

[Votre nom]

Si le paiement est toujours en retard

Si vous n’avez pas reçu votre paiement après le rappel initial, vous aurez peut-être besoin d’un suivi plus direct mais poli. Soyez ferme, mais comprenez.

Si vos clients font face à des difficultés financières, envisagez de proposer un plan de paiement. Cela les aidera à montrer leur volonté de travailler avec eux tout en remplissant leurs devoirs.

Rappel	Temporalité	Ton
Premier rappel	1 à 3 jours après la date d’échéance	Amical et doux
Deuxième rappel	7 jours après le premier rappel	Poli et un peu direct
Troisième rappel	7 jours après le deuxième rappel	Résultats de l’entreprise, du professionnel, de l’État (le cas échéant)

Prévenir les problèmes futurs

Pour éviter de futurs problèmes de paiement, procédez comme suit :

• Dépôt requis : Un petit dépôt peut apporter une certaine sécurité financière.
• Utilisez une application de garde d’animaux : De nombreuses applications intègrent des fonctionnalités de facturation et de paiement.
• Acceptez les paiements par carte de crédit Vous pouvez recevoir des paiements par carte de crédit en utilisant des sociétés de traitement des paiements en ligne telles que Stripe. Bien que vous deviez généralement payer environ 3 % du montant payé pour ces services, il est probable qu’il vous soit plus facile de collecter les paiements.
• Établissez des relations solides : Une bonne communication et de bonnes relations avec les clients peuvent rendre le processus de paiement plus fluide.

N’oubliez pas que le professionnalisme et une communication claire sont les meilleurs outils dans votre entreprise de garde d’animaux pour assurer des paiements rapides et maintenir de bonnes relations avec vos clients. En définissant des attentes, en envoyant des rappels en temps opportun et en répondant aux préoccupations avec empathie, vous pouvez naviguer dans le processus de paiement en toute confiance et continuer à fournir des soins exceptionnels à vos clients.